En este artículo te compartimos lo mínimo que tienes que saber y hacer, para poder crear una empresa que dure y tenga el potencial de crecer.

En nuestros encuentros con los estudiantes de la UTP, al menos en tres ocasiones, nos han preguntado por consejos para abrir una empresa.

Un estudiante en particular nos escribió: “Soy un estudiante de primera año… Me interesó mucho el tema del emprendimiento y el formar mi propia empresa, me gustaría saber si me pueden dar algún tipo de documentación, información o inclusive algún consejo en el tema”. Esta fue nuestra respuesta:

La verdad, no hemos visto alguna documentación realmente buena sobre cómo abrir una empresa en Panamá. Lo que sí hay en Internet son bastantes artículos, sobre diversos temas de emprendimiento en general. No sabemos cuánta experiencia tengas al respecto, pero aquí te ponemos lo mínimo que tienes que saber y hacer, para poder crear una empresa que dure y tenga el potencial de crecer.

Al final te ponemos un par de libros que nos han ayudado a nosotras a crecer como empresarias, de repente te ayuden a ti también. Como sabrás, un negocio propio requiere trabajar en varias áreas. Aquí te las ponemos casi en el orden en que uno las tiene que ir haciendo:

1. El Producto que se Vende

La Empresa Existe cuando Tienes un Producto

La empresa no existe hasta que tienes algo que vender. Así que, ¿Qué vas a vender en tu empresa? Si no tienes algo, que alguien está dispuesto a comprar, entonces todavía no pierdas tiempo haciendo gestiones de empresa. Es muy importante que tengas un producto listo para generar dinero.

En el caso de EtyaLab, el principal producto que ofrecemos es el desarrollo de software, y tanto Susana como yo estábamos listas para programar en casi cualquier lenguaje cuando hicimos nuestra primera venta.

Primero ten un producto definido, y busca tu primer cliente. Una vez tengas esa primera persona que va a pagar por tu producto, entonces empieza la gestión de una empresa como tal.

Valida tu Producto y Planifica tu Presupuesto

Si en cambio, estás pensando en un producto que se vende online, como una app móvil o un sitio web, entonces el approach es muy diferente. Tienes que validar que realmente la gente está dispuesta a comprar tu producto. Ya sea por medio de encuestas o leyendo sobre casos de éxito en otras partes del mundo.

Estos son los tipos de negocio más difíciles de realizar porque puede que fracasen y pierdas todo el tiempo y la plata invertida. Para minimizar el riesgo de pérdida, te recomendamos aplicar a los programas de Senacyt de Capital semilla o al programa de escalamiento: http://www.senacyt.gob.pa/convocatorias/

Actualmente, la convocatoria de capital semilla está en trámite, así que ahora mismo no se puede aplicar, pero puedes averiguar cuándo la abren de nuevo.

En el caso de EtyaLab, nosotras ahorramos por bastante tiempo antes de iniciar la vida de empresarias. Por lo que nosotras tomamos el riesgo de invertir dinero de nuestro propio bolsillo, para arrancar con la empresa. Por supuesto, esto significa que estuvimos trabajando durante un par de años para tener suficiente dinero ahorrado para este momento.

2. Ventas

El Producto no se Vende Sólo

Nadie te va a comprar algo si no saben que tú lo estás vendiendo. El producto no se vende sólo. Alguien tiene que estar prácticamente dos o tres veces por semana contactando posibles clientes, haciendo cotizaciones, haciendo presentaciones de marketing, reuniéndose con posibles compradores, etc.

¿Cómo Conseguir Clientes?

En el caso de EtyaLab, la mayoría de los clientes los hemos conseguido yendo a eventos de tecnología en Panamá y hablando con todas las personas posibles. Incluso hemos hecho alianzas con ciertas empresas/fundaciones a las cuales prácticamente les trabajamos de gratis, pero a cambio nos dejan hablarle a su audiencia. Esto nos da bastante exposición y hace que más personas se conviertan en potenciales clientes.

La segunda mayor fuente de clientes son los contactos. Tu familia, tus amigos, la gente que conoces en los eventos, etc., conocen a alguien que conoce a alguien que necesita tu producto. Pide que te los presenten.

 

3. Legalización de la Empresa

Déjalo para Después

Esta parte, pareciera que es la primera que hay que hacerse, pero créenos que es mejor hacerla después de que tienes un cliente que está por comprar tu producto.

La realidad es que cuando empiezas el negocio, no sabes cuánto demorarás en tener tu primer cliente. Puedes estar muy optimista y pensar que solo te tomará un mes. Pero ¿Qué pasa si te toma 6 meses o un año?

La legalización de la empresa no es algo que deba tomarse a la ligera. Se recomienda legalizar una empresa como Sociedad Anónima y luego sacar el aviso de operación. Si se legaliza la empresa como una Sociedad Anónima, esto significa que por fuerza vas a tener que pagar lo siguiente:

• $300 de fee anual solamente por ser una S.A.
• Unos $150-$250 anual para pagar a un abogado residente. Esto es requisito del estado de Panamá, y a pesar de que el abogado no haga nada para la empresa, solo por el hecho de poner su nombre como el abogado residente de la empresa, te cobran una anualidad.
• Declaración de renta anual
• Impuestos Municipales (Alrededor de $120 anual)

¿Acaso quieres estar pagando todos esos fee anuales si no has podido realizar ninguna venta? Por supuesto que no. Por eso recomendamos esperar a tener algún cliente que está por pagar el producto.

Anécdota de Alguien que no lo Dejó para Después

En mi caso, antes de iniciar con EtyaLab, yo hice otro negocio llamado Kinblade. Era yo con 5 compañeros más. Todos estábamos muy entusiasmados, legalizamos la empresa como una Persona Natural (para ahorrar los costos de la S.A.).

Compramos una computadora para la empresa, compramos el dominio de kinblade.com, sacamos el aviso de operación para iniciar operaciones legalmente, etc.

¡Estábamos más que listos para empezar! Solo hubo un pequeño problema: el producto a vender estaba en nuestra cabeza. No teníamos nada hecho. A medida que pasó el tiempo, me di cuenta que el equipo no estaba muy comprometido con el proyecto y empezaron a trabajar muy lento.

Fue tanto así que la gente fue buscando trabajos por fuera mientras seguían trabajando en Kinblade. Luego de unos meses, me di cuenta de que eso no iba para ningún lado y cancelé el aviso de operación. Aún así, luego me llamaron del municipio porque tenía que pagar un par de cosas por los trámites que había hecho. ¿Valió la pena la inversión de tiempo y plata en crear Kinblade? No. 

Lo único valioso que aprendí de Kinblade es a no apresurarme a abrir una empresa si ni siquiera tengo un producto que vender. Así que espero que esa anécdota te enseñe lo mismo a ti.

4. Contabilidad

Una vez haces tu primera venta, empieza todo el enredo de tener que llevar la contabilidad mes a mes. Repito: mes a mes. Esto significa que todos los meses alguien tiene que dejar de hacer lo que está haciendo para llevarle todas las facturas de ventas al contador y declarar la renta.

El caso de la contabilidad es un tema bastante delicado. Mucha gente indica que si facturas menos de $36,000 al año entonces no necesitas usar una impresora fiscal, y puedes usar facturas normales que puedes mandar a hacer en una imprenta. Pero nosotras vimos que si no usábamos la impresora fiscal, había que hacer otro papeleo con la DGI para que te dejaran facturar sin la impresora fiscal. Nosotras consideramos que ese trabajo extra no valía la pena, así que decidimos arrancar con la impresora fiscal desde el principio. Esto involucra que alguien tiene que aprender a usar la impresora fiscal y crear facturas con la impresora cada vez que se le va a vender algo a un cliente.

Todas estas cosas es bueno que las hables con un/a contador/a. Por lo tanto, apenas vayas a tener tu primera venta, por ahí mismo debes ir buscando quién será el o la contadora de tu empresa. Esa persona estará contigo haciendo la declaración de renta mes a mes. Y esa persona también te cobrará un fee, que puede ir entre $150 a $500 anual, si estás empezando.

5. Contratos

Una vez haces la venta, ¿Qué tipo de servicios le vas a ofrecer al cliente? ¿arreglarás los bugs gratis o cobrarás? ¿Cómo vas a manejar los cambios que te pida el cliente? ¿responderás a sus preguntas de soporte técnico por el teléfono o por email? ¿las responderás inmediatamente o en el plazo de una semana? ¿las responderás gratis o tiene que pagar un plan de mantenimiento?

Los contratos son una parte muy importante de todo negocio que aseguran que tu empresa y el cliente queden protegidos. Hay que tener mucho cuidado con las cláusulas que uno ponga en el contrato. La recomendación aquí es agarrar un contrato que ya alguien esté usando (por ejemplo de Internet) y hacerle las modificaciones necesarias, para asegurar que no se te quede ningún punto por fuera.

También es importante dejar todo lo acordado por escrito, porque a los clientes todo se les olvida. Es importante estar pendiente de que si se termina un proyecto, el cliente tiene que firmar una hoja donde indica que acepta el proyecto entregado.

6. Manejo del Recurso Humano

Si todos los pasos anteriores los realizas correctamente, vas a darte cuenta que la demanda de tu producto va a empezar a crecer. Cada vez va a haber más clientes que quieren de tu producto. En ese momento tienes que buscar gente que te ayude y tienes otra tarea por realizar: manejar el recurso humano.

El proceso de convocación, entrevista, selección y entrenamiento de alguien que te ayude en tu empresa será tan fácil o difícil como tú lo prefieras. En EtyaLab, preferimos entrenar nosotras mismas al personal nuevo para asegurar que cumplen con nuestros estándares de calidad. Pero sé de otras empresas que simplemente contratan a los estudiantes sin darles ningún tipo de entrenamiento, y luego si no funcionan los dejan ir. Cada empresario decide qué tipo de recurso humano quiere, así que eso depende de ti y de tu tipo de negocio.

Primera Lección

Entonces, primera lección: busca a alguien que sea tu compañer@ de negocios. Como viste en los puntos anteriores, arrancar con una empresa es demasiado trabajo para una sola persona. Te lo decimos porque lo hemos hecho, y ambas sabemos que estando sin la otra, el camino del negocio propio hubiera sido muy muy difícil. Claro, hay varios tipos de negocios. Posiblemente desees hacer un negocio que sea sobre revender en Panamá algún producto que ya haya tenido éxito en otro país. En este caso, puede que la cantidad de trabajo sea menor porque no tienes que estar personalmente desarrollando código. Pero si tu idea de negocio es desarrollar código tú mismo, entonces desarrollar el código y hacer todo lo demás (ventas, contabilidad, recurso humano, etc.) se vuelve demasiado trabajo para una sola persona.

Segunda Lección

Segunda lección: agarra experiencia. Apenas estás en primer año. La realidad es que cuando uno recién entra a la U, uno no tiene idea de cómo se maneja el mundo empresarial y de cómo la gente negocia las ventas. Nuestra recomendación aquí es, mientras estás en la U, trabaja para otras empresas. Puedes esperar a estar en segundo o tercer año de la U para empezar a agarrar experiencia laboral.

En mi caso particular, yo trabajé para dos empresas que me dieron una gran visión de cómo funcionan las ventas y las negociaciones: GBM y SevenenCorp. GBM es una empresa de tecnología que vende software de IBM a diferentes empresas de Panamá. Trabajando para GBM llegas a conocer los sistemas de muchas de las empresas grandes en Panamá. También pude observar cómo el personal de ventas de GBM hace su trabajo, y pude aprender cómo ellos llegan a vender productos a las grandes empresas. SevenenCorp era una startup cuando trabajé para ellos. En una startup tienes exposición al día a día de cómo tratar con los clientes, cómo negociar, cómo lidiar con los problemas que surgen, cómo asignar los recursos limitados que se poseen, etc.

Si quieres hacer tu negocio, ten cuidado con el tipo de trabajo que agarras, porque otro de mis trabajos fue de analista programadora en Global Bank. Me encantó ese trabajo y aprendí bastante sobre programación, pero no aprendí nada sobre cómo manejar una empresa, negociar con clientes o vender. Entonces, aquí el mensaje es: si sabes que quieres abrir tu propia empresa, trabaja en empresas que te den el conocimiento que necesitarás al crear tu empresa.

Finalmente

Hay un par de libros que nos ayudaron a nosotras, y posiblemente te podrían ayudar a ti. Aquí te los pongo:

• Cómo Ganar Amigos E Influir Sobre Las Personas, Dale Carnegie
  • Este libro es sumamente importante para aprender a tratar con la gente. Cuando eres un empresario, también te conviertes en un líder, y tienes que saber liderar a todo tu equipo para que el negocio sea un éxito.
• Scrum: The Art of Doing Twice the Work in Half the Time, Jeff Sutherland
  • Scrum no es solamente una metodología para desarrollar software. Scrum es una metodología que te ayuda a manejar equipos para el éxito de cualquier proyecto. Esta es una lectura muy recomendada para aprender a hacer cosas de valor en poco tiempo.

Esperamos con esto darte la primera guía de lo que conlleva ser un/a empresari@. No te vamos a mentir, es mucho trabajo, pero también es muy gratificante. Principalmente, enfócate en ganar experiencia en estos años que estás en la U, para que cuando salgas tengas el conocimiento suficiente para hacer tu propia empresa de manera exitosa.